Home / Vraag en antwoord / Leveranciers en crediteurenbeleid / Crediteurenbeleid
VBA heeft met veel leveranciers
Ja dat kan. Vooral voor planmatig onderhoudsprojecten, stellen we hieraan bepaalde eisen om uw VvE te beschermen:
Planmatig onderhoud
U kunt zelf een partij aandragen. Vanwege de veelal hoge bedragen, termijnbetalingen en/of de vooruitbetaling van materialen stellen we de volgende eisen aan een leverancier:
- VBA voert voort rekening van de VvE een Graydon toets uit naar de solvabiliteit van het bedrijf
- We vragen een uittreksel van de Kamer van Koophandel
- Er zijn referenties van vergelijkbare werken beschikbaar
- Er is aantoonbaar voldoende capaciteit om het werk te kunnen uitvoeren
- De leverancier committeert zich aan de inkoopvoorwaarden van VBA
Dagelijks onderhoud
Als de VvE goede ervaringen heeft met een bepaalde partij kunnen we deze voor de betreffende werkzaamheden in onze beheersoftware als voorkeurspartij vastleggen. Behoudens een calamiteit gaat de opdracht voor dergelijke werkzaamheden altijd naar de vastgelegde partij.
Contractonderhoud
Voor het aangaan van contracten kunt u ook zelf partijen aandragen. We stellen wel eisen aan de administratieve afwikkeling van het contractonderhoud, onder meer:
- Getekend contract voorzien van contractnummer en gegevens contractant (de VvE)
- Heldere omschrijving van het uit te voeren werk en de frequentie
- Maximumaantal facturen per jaar
- Factuurspecificaties opvolgen van VBA
- Tijdige aankondiging van de uitvoering van het contractonderhoud
- Aanleveren van rapportages van het uitgevoerde onderhoud
Algemeen
VBA heeft geen eerdere ervaring met de geleverde kwaliteit van dienstverlening, de op te leveren (project)administratie en/of de naleving van garanties. Het VvE-bestuur is hiervoor het aanspreekpunt en handelt klachten over de dienstverlening zelf af met de betreffende leverancier.
Graydon beoordeelt ondernemingen op hun financiële gezondheid met een score die loopt van AAA (zeer lage kans op wanbetaling) tot D (de onderneming is insolvent) en NR (de onderneming kan niet beoordeeld worden).
De score wordt gebaseerd op onder meer de jaarrekening, het betaalgedrag en demografische kenmerken (omvang, leeftijd, rechtsvorm en branche). De resultaten vergelijkt Graydon met organisaties die recent in een financiële calamiteit terecht zijn gekomen, hoe meer overeenkomsten hoe hoger het risicoprofiel.
Onze algemene inkoopvoorwaarden vindt u hier.
Factureren worden gericht aan:
<VvE Code> <VvE naam>
Postbus 738
1000 AS AMSTERDAM
Een factuur planmatig onderhoud wordt begeleid door het ondertekende termijnschema. De factuur zelf bevat:
- Ons opdrachtnummer
- De betreffende termijn en het totaal aantal termijnen (bijvoorbeeld Termijn 2 van 5)
- Het factuurbedrag exclusief btw, de geldende btw-percentages en het bedrag inclusief btw
Een factuur dagelijks onderhoud bevat minimaal:
- Ons opdrachtnummer
- Een specificatie en uitsplitsing van de kosten (incl. arbeidsuren)
- Een heldere omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden
- Het bedrag exclusief en inclusief btw
Een factuur voor contractonderhoud bevat minimaal:
- Het contractnummer
- Een heldere omschrijving van het contracttype/ uitgevoerde contractonderhoud
- Het bedrag exclusief en inclusief btw
- De desbetreffende termijn (kwartaal, maand, jaar)
Factuur en bijlagen worden in één pdf-bestand gemaild naar facturen@vvebeheer-amsterdam.nl. Facturen met een onjuiste adressering en/of omschrijving worden niet in behandeling genomen.
Overige facturen corresponderen zoveel mogelijk met bovenstaande factuurinstructies.
Facturen worden bij onze organisatie uitsluitend op de volgende basis verwerkt:
- Voortgekomen uit een opdracht verstrekt via onze organisatie;
- Vanuit een afgesloten contract dat is geregistreerd in onze VvE-beheersoftware;
- Via het bestuur ingediend in het digitale VvE-portaal, MijnVBA.
Facturen zijn dus voorzien van een opdrachtnummer, een contractreferentie of voorzien van een digitale autorisatie van het bestuur. Om betaling van zogeheten ‘spookfacturen’ te voorkomen wijzen we facturen die niet aan deze voorwaarden voldoen af.
De betalingstermijnen variëren per soort onderhoud dan wel afgesproken contract. Op hoofdlijnen hanteren we de volgende betalingstermijnen:
Dagelijks onderhoud
Per verstrekte opdracht wordt een betalingstermijn van 30 dagen gehanteerd.
Planmatig onderhoud
Per onderhoudsproject worden termijnbetalingen afgesproken. Bijvoorbeeld voor een klein project zijn het er maar twee, voor een heel groot project soms wel tien. De laatste termijn wordt pas betaalt als het project correct is opgeleverd.
Contractonderhoud
De factuur wordt getoetst aan het overeengekomen contract en als de factuur in overeenstemming is wordt de factuur direct namens de VvE betaalt.
Meer informatie vindt u hier.